签订远程合同时应如何规避法律风险 , 以确保合同的法律效力?
日期:2022-08-17
来源:深圳律协-新冠肺炎疫情之下合同法律合规操作指引
发布人:鹏港律师
阅读:582
签订远程合同时应如何规避法律风险 , 以确保合同的法律效力?
答:区分线下签署及线上签署的方式。
1.1若采用线下远程方式:
建议综合采取不同签约形式组合进行,如:邮寄+视频签约、传真+视频签约、公证员公证或委托律师见证签约主体签字或盖章的真实性、要求公司客户提供公安局公章备案文件的扫描件等,最大程度降低法律风险。
在此以采取邮寄形式签约为例:签约主体在签字或盖章过程中可将合同内容及签字/盖章过程同步录音录像,签约完成后尽可能使用EMS 邮寄,填写完整准确的寄收件人姓名、名称,在EMS文件品名明确合同名称、编号,可以将合同放入包裹密封的过程进行拍照、录像,保留邮寄底单,及时获取对方签收的记录并截图或打印,合同内容超过一页纸的盖章用印要求骑缝章,个人签约主体签字同时要捺手印。
1.2若采取非电子合同类线上签约(如:电子邮件、短信、微信):
要注意提前通过有效形式对交易电子邮箱地址进行确认,对交易对手的手机号码、微信号进行实名认证的确认,邮件内容、短信内容、微信内容要体现交易的关键信息,要通过明确回复确认对方达到法律合意的效果,若对方附条件回复,则构成新的要约,不构成承诺,双方此时并未达成合意,后期待疫情形势好转,签约主体应尽快通过签署书面协议予以确认。
1.3如采用传真、电子邮件等方式订立合同可采用如下措施,避免风险:
(1)如条件允许的情况下,在每笔交易之前签订总的框架协议,对后续单笔订单的签署方式作出安排(如邮箱、传真号码等);
(2)签订合同时应当在交易中以文字方式载明签订背景,以便于还原合同订立的背景;
(3)履行过程中,注意留存交易往来证据、履行情况证据;
(4)重要合同更换为加盖公章的合同文本。
根据《民法典》第469条规定:信件、电报、电传、传真、电子数据交换、电子邮件等非传统订立书面形式合同的方式中,电子邮件方式是最为便捷、成本最低、易于保存的方式,因此,若采取非电子合同类线上签约时更推荐使用电子邮件方式。
在使用电子邮件进行签约时还需注意以下内容:
(1)自然人采用的邮箱地址最好是自己名义申请的,法人采用的邮箱地址最好是企业邮箱;
(2)可以在合同中明确约定联系方式之一为电子邮件送达,并约定合同各方具体联系邮箱地址;
(3)双方在邮件正文中互相确认合同文本内容,并可上载签名、盖章后的合同文本扫描件作为附件。最重要的是,完成以上内容后,仍需要签署纸质版的合同文本并邮寄送达给合同各方为宜。
1.4 如若采用第三方服务类线上签约:
应当选择有资质的、合规的第三方电子签约平台,确保用户身份安全且能够锁定签约主体真实身份,数据存储安全合规,电子签名可靠,签约流程符合我国法律法规的相关规定等。
同时,签约主体要做好保护数据安全、数据加密工作,还需要留意签约平台所提供的服务内容及方式,具体如下:是否涵盖身份认证、时间戳认证、电子签名认证、电子证据存证等服务(有的平台不会自动完成存证,而是需要客户事实相关操作取得)。
除此之外,企业在日常经营与管理中,还需要注重妥善保存电子合同的签订、履行过程中前期准备和后期履行行为中双方邮件往来、通信内容、银行转账记录、工作安排、补充协议等,以便在日后因合同的履行引发争议时,作为辅助证据进一步完善证据链的完整性,或补充验证电子合同内容的真实性。
答:区分线下签署及线上签署的方式。
1.1若采用线下远程方式:
建议综合采取不同签约形式组合进行,如:邮寄+视频签约、传真+视频签约、公证员公证或委托律师见证签约主体签字或盖章的真实性、要求公司客户提供公安局公章备案文件的扫描件等,最大程度降低法律风险。
在此以采取邮寄形式签约为例:签约主体在签字或盖章过程中可将合同内容及签字/盖章过程同步录音录像,签约完成后尽可能使用EMS 邮寄,填写完整准确的寄收件人姓名、名称,在EMS文件品名明确合同名称、编号,可以将合同放入包裹密封的过程进行拍照、录像,保留邮寄底单,及时获取对方签收的记录并截图或打印,合同内容超过一页纸的盖章用印要求骑缝章,个人签约主体签字同时要捺手印。
1.2若采取非电子合同类线上签约(如:电子邮件、短信、微信):
要注意提前通过有效形式对交易电子邮箱地址进行确认,对交易对手的手机号码、微信号进行实名认证的确认,邮件内容、短信内容、微信内容要体现交易的关键信息,要通过明确回复确认对方达到法律合意的效果,若对方附条件回复,则构成新的要约,不构成承诺,双方此时并未达成合意,后期待疫情形势好转,签约主体应尽快通过签署书面协议予以确认。
1.3如采用传真、电子邮件等方式订立合同可采用如下措施,避免风险:
(1)如条件允许的情况下,在每笔交易之前签订总的框架协议,对后续单笔订单的签署方式作出安排(如邮箱、传真号码等);
(2)签订合同时应当在交易中以文字方式载明签订背景,以便于还原合同订立的背景;
(3)履行过程中,注意留存交易往来证据、履行情况证据;
(4)重要合同更换为加盖公章的合同文本。
根据《民法典》第469条规定:信件、电报、电传、传真、电子数据交换、电子邮件等非传统订立书面形式合同的方式中,电子邮件方式是最为便捷、成本最低、易于保存的方式,因此,若采取非电子合同类线上签约时更推荐使用电子邮件方式。
在使用电子邮件进行签约时还需注意以下内容:
(1)自然人采用的邮箱地址最好是自己名义申请的,法人采用的邮箱地址最好是企业邮箱;
(2)可以在合同中明确约定联系方式之一为电子邮件送达,并约定合同各方具体联系邮箱地址;
(3)双方在邮件正文中互相确认合同文本内容,并可上载签名、盖章后的合同文本扫描件作为附件。最重要的是,完成以上内容后,仍需要签署纸质版的合同文本并邮寄送达给合同各方为宜。
1.4 如若采用第三方服务类线上签约:
应当选择有资质的、合规的第三方电子签约平台,确保用户身份安全且能够锁定签约主体真实身份,数据存储安全合规,电子签名可靠,签约流程符合我国法律法规的相关规定等。
同时,签约主体要做好保护数据安全、数据加密工作,还需要留意签约平台所提供的服务内容及方式,具体如下:是否涵盖身份认证、时间戳认证、电子签名认证、电子证据存证等服务(有的平台不会自动完成存证,而是需要客户事实相关操作取得)。
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