签订远程合同时应如何规避法律风险，以确保合同的法律效力？

日期：2022-08-17 来源：深圳律协-新冠肺炎疫情之下合同法律合规操作指引发布人：鹏港律师阅读：625

签订远程合同时应如何规避法律风险，以确保合同的法律效力？

答：区分线下签署及线上签署的方式。

1.1若采用线下远程方式：
建议综合采取不同签约形式组合进行，如：邮寄+视频签约、传真+视频签约、公证员公证或委托律师见证签约主体签字或盖章的真实性、要求公司客户提供公安局公章备案文件的扫描件等，最大程度降低法律风险。
在此以采取邮寄形式签约为例：签约主体在签字或盖章过程中可将合同内容及签字/盖章过程同步录音录像，签约完成后尽可能使用EMS 邮寄，填写完整准确的寄收件人姓名、名称，在EMS文件品名明确合同名称、编号，可以将合同放入包裹密封的过程进行拍照、录像，保留邮寄底单，及时获取对方签收的记录并截图或打印，合同内容超过一页纸的盖章用印要求骑缝章，个人签约主体签字同时要捺手印。

1.2若采取非电子合同类线上签约（如：电子邮件、短信、微信）：
要注意提前通过有效形式对交易电子邮箱地址进行确认，对交易对手的手机号码、微信号进行实名认证的确认，邮件内容、短信内容、微信内容要体现交易的关键信息，要通过明确回复确认对方达到法律合意的效果，若对方附条件回复，则构成新的要约，不构成承诺，双方此时并未达成合意，后期待疫情形势好转，签约主体应尽快通过签署书面协议予以确认。

1.3如采用传真、电子邮件等方式订立合同可采用如下措施，避免风险：
（1）如条件允许的情况下，在每笔交易之前签订总的框架协议，对后续单笔订单的签署方式作出安排（如邮箱、传真号码等）；
（2）签订合同时应当在交易中以文字方式载明签订背景，以便于还原合同订立的背景；
（3）履行过程中，注意留存交易往来证据、履行情况证据；
（4）重要合同更换为加盖公章的合同文本。
根据《民法典》第469条规定：信件、电报、电传、传真、电子数据交换、电子邮件等非传统订立书面形式合同的方式中，电子邮件方式是最为便捷、成本最低、易于保存的方式，因此，若采取非电子合同类线上签约时更推荐使用电子邮件方式。
在使用电子邮件进行签约时还需注意以下内容：
（1）自然人采用的邮箱地址最好是自己名义申请的，法人采用的邮箱地址最好是企业邮箱；
（2）可以在合同中明确约定联系方式之一为电子邮件送达，并约定合同各方具体联系邮箱地址；
（3）双方在邮件正文中互相确认合同文本内容，并可上载签名、盖章后的合同文本扫描件作为附件。最重要的是，完成以上内容后，仍需要签署纸质版的合同文本并邮寄送达给合同各方为宜。
1.4 如若采用第三方服务类线上签约：
应当选择有资质的、合规的第三方电子签约平台，确保用户身份安全且能够锁定签约主体真实身份，数据存储安全合规，电子签名可靠，签约流程符合我国法律法规的相关规定等。
同时，签约主体要做好保护数据安全、数据加密工作，还需要留意签约平台所提供的服务内容及方式，具体如下：是否涵盖身份认证、时间戳认证、电子签名认证、电子证据存证等服务（有的平台不会自动完成存证，而是需要客户事实相关操作取得）。
除此之外，企业在日常经营与管理中，还需要注重妥善保存电子合同的签订、履行过程中前期准备和后期履行行为中双方邮件往来、通信内容、银行转账记录、工作安排、补充协议等，以便在日后因合同的履行引发争议时，作为辅助证据进一步完善证据链的完整性，或补充验证电子合同内容的真实性。

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